Hoe werkt digitaal inspreken?

Let op! Alleen de commissie Werk en Middelen vergadert op 3 september digitaal. De overige commissievergaderingen vinden fysiek plaats. Wilt u bij een andere commissie inspreken? Kijk dan hier voor de mogelijkheden.

Wilt u bij de vergadering van de commissie Werk en Middelen op 3 september inspreken? Dan kan dat via één van de volgende opties:

  1. Live inspreken via Microsoft Teams vanuit uw eigen huis
  2. Live inspreken via Microsoft Teams op het Stadskantoor in een aparte ruimte
  3. U stuurt een geschreven tekst in.
  4. U stuurt een opgenomen video in.

Meld u aan via het aanmeldformulier. De deadline voor het aanmelden is uiterlijk 12.00 uur de dag vóór de commissievergadering. Op het formulier kunt u aangeven tijdens welke vergadering u wilt inspreken, over welk onderwerp en via welke manier. Nadat u zich heeft aangemeld, ontvangt u van de griffie een e-mail met verdere informatie en instructies. 

Heeft u vragen of hulp nodig bij het aanmelden? Neem dan contact op met de griffie via griffie@leiden.nl of 06 36 16 25 75.

Hieronder leest u in het kort hoe het de vier opties van inspreken in zijn werk gaan.

1. Inspreken via Microsoft Teams vanuit huis
  • U installeert het gratis programma Microsoft Teams op uw computer, als u dit nog niet heeft.
  • U ontvangt van de griffie een link naar een testvergadering en spreekt een moment af om de verbinding te testen.
  • Op het afgesproken moment gebruikt u de opgegeven link om naar de testomgeving te gaan. Samen met een medewerker van de gemeente test u of uw verbinding en apparatuur voldoende is om aan de vergadering deel te nemen.
  • Wanneer de test succesvol is, ontvangt u van de griffie de link voor de commissievergadering waar u zult inspreken. Is de test niet succesvol, dan zal de griffie met u overleggen welke andere methode van inspreken u wilt gebruiken.
  • Op de avond van de vergadering waar u wilt inspreken, volgt u de vergadering via leiden.notubiz.nl.
  • Op de afgesproken tijd gebruikt u de link om via Microsoft teams in de vergadering te komen. U komt dan eerst in een wachtkamer. De commissiegriffier zal u toegang geven tot de vergadering, wanneer u aan de beurt bent om in te spreken.
  • De voorzitter geeft u het woord, waarna u uw verhaal kunt doen. U heeft hiervoor 5 minuten spreektijd.
  • Als u klaar bent met uw verhaal, zal de voorzitter de commissieleden de mogelijkheid bieden om u vragen te stellen, u beantwoordt deze vragen.
  • Daarna is uw inspraakbijdrage afgerond. De voorzitter sluit uw bijdrage af en u verlaat de Teams vergadering.
  • U kunt de rest van de vergadering volgen via leiden.notubiz.nl.

2. Inspreken via Microsoft teams vanuit het Stadskantoor
  • De griffie zorgt ervoor dat er op het stadskantoor een ruimte wordt ingericht waar u via de computer kunt inspreken. Omdat wij contacten zoveel mogelijk beperken, vragen wij u om op de afgesproken tijd te komen (niet eerder of later). U kunt geen andere mensen meenemen het stadskantoor in.
  • U wordt ontvangen door een medewerker van gemeente Leiden. Deze medewerker begeleidt u (op gepaste afstand) naar een ruimte waar u kunt wachten tot u aan de beurt bent om in te spreken.
  • Wanneer u aan de beurt bent, begeleidt de medewerker u naar de plek waar u kunt inspreken via de computer. Deze werkplek wordt voor elke inspreker schoongemaakt.
  • De medewerker zal met u zorgen dat u op de juiste manier in beeld bent en dat u kunt deelnemen aan de vergadering. De medewerker blijft daarbij op 1,5 meter afstand.
  • De voorzitter geeft u het woord, waarna u uw verhaal kunt doen. U heeft hiervoor 5 minuten spreektijd.
  • Als u klaar bent met uw verhaal, zal de voorzitter de commissieleden de mogelijkheid bieden om u vragen te stellen, u beantwoordt deze vragen.
  • Daarna is uw inspraakbijdrage afgerond. De voorzitter sluit uw bijdrage af.
  • Om contacten te beperken vragen wij u het Stadskantoor zo snel mogelijk na uw bijdrage te verlaten.

3. Inspreken via een vooraf opgenomen video

U neemt zelf een video op van uw inspraak bijdrage. Deze video dient aan een aantal voorwaarden te voldoen:

  • De video mag maximaal 5 minuten lang zijn.
  • In de video bent u alleen zelf in beeld. Er komen geen andere mensen in beeld.
  • U begint de video met het opnoemen de volgende gegevens:

    • Uw naam
    • Namens wie u inspreekt
    • Over welk onderwerp u inspreekt
    • Dat u toestemming geeft deze video openbaar te publiceren

  • U spreekt uw inspreektekst uit zoals u dat in de zaal ook zou doen. Dat betekent dat u alleen uzelf filmt terwijl u aan het spreken bent. Het is niet de bedoeling om andere video of fotobeelden te laten zien.

Deze voorwaarden zijn gesteld om alle inspraakreacties gelijkwaardig te laten zijn. Het is niet eerlijk als de ene inspreker een professionele film laat zien met beelden uit de buurt, terwijl de andere alleen zichzelf kan filmen. Bij het ‘normale’ inspreken in de zaal is het niet toegestaan om foto’s, video’s of presentaties te laten zien. Mocht uw video niet aan deze voorwaarden voldoen, dan zal de griffie u vragen een nieuwe video op te nemen.

Wij vragen u de video per e-mail (of een verzenddienst zoals WeTransfer) te versturen aan griffie@leiden.nl onder vermelding van uw naam en het onderwerp.
 

4. Inspreken via een vooraf geschreven tekst

U stuurt uw inspraakreactie via e-mail aan griffie@leiden.nl. Uw tekst mag ongeveer 600 woorden of 1 A4 zijn, gelijk aan 5 minuten spreektijd in de vergadering. 

Let op! Als u uw tekst of video uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan de vergadering opstuurt, hebben de commissieleden de tijd om uw tekst te lezen of video te bekijken en eventuele vragen voorafgaand aan de vergadering per e-mail aan u te stellen. Als u de tekst later inlevert (maar voor de deadline van 12u de dag voorafgaand aan de vergadering) is er minder mogelijkheid om van te voren nog informatie uit te wisselen.